¿Qué hacer si la DIAN rechaza costos o deducciones?

 Que la DIAN cuestione un costo o una deducción puede cambiar de forma importante el resultado de una declaración tributaria. Una operación que para la empresa estaba debidamente justificada puede ser desconocida por la Administración y como consecuencia, aumentar el impuesto a cargo, reducir un saldo a favor e incluso dar lugar a una sanción.

Sin embargo, recibir una actuación en la que se rechazan costos o deducciones no significa que la posición de la DIAN sea necesariamente definitiva ni que deba aceptarse sin discusión. Lo primero es determinar por qué se está cuestionando la operación, cuáles son las normas invocadas por la entidad y qué pruebas existen para demostrar su realidad y finalidad empresarial.

En este tipo de controversias, la defensa no debería limitarse a comprobar que existe una factura. Los contratos celebrados, la forma en que se ejecutó el negocio, las obligaciones asumidas por cada parte y la relación de la operación con la actividad de la empresa pueden resultar determinantes. Si usted o su empresa se encuentran en una situación donde la DIAN rechazó sus costos o deducciones, como abogados tributarios, hemos diseñado una guía legal donde explicamos qué implican jurídicamente estas circunstancias.

¿Por qué la DIAN puede rechazar un costo o una deducción?

No existe una única razón. La procedencia depende de la naturaleza concreta del costo o deducción y de los requisitos establecidos para cada operación.

En algunos casos la controversia nace porque la DIAN considera que el gasto no tiene suficiente relación con la actividad empresarial; en otros, porque cuestiona sus soportes, la realidad de la operación o el cumplimiento de alguna condición exigida por la legislación tributaria.

Falta de relación con la actividad de la empresa

Uno de los principales puntos de discusión se encuentra en el artículo 107 del Estatuto Tributario. Para las expensas reguladas por esta norma se analizan, entre otros elementos, su relación de causalidad con la actividad productora de renta y los criterios de necesidad y proporcionalidad.

Esto no significa que únicamente sean deducibles los gastos absolutamente indispensables para que una empresa siga funcionando.

El Consejo de Estado, en su sentencia de unificación del 26 de noviembre de 2020, expediente 21329, precisó que la necesidad debe estudiarse desde una óptica comercial. Es decir, atendiendo a las circunstancias reales del negocio, el mercado en el que opera la empresa y su propio modelo de gestión. Una erogación puede ser necesaria cuando razonablemente permite desarrollar, conservar o mejorar la actividad generadora de renta, aunque no produzca un ingreso inmediato.

Este criterio es especialmente relevante cuando la DIAN cuestiona operaciones que obedecen a decisiones comerciales cuya utilidad no puede entenderse mirando únicamente una factura de forma aislada.

Problemas con las facturas o documentos que soportan la operación

La existencia de una operación comercial real no elimina la necesidad de cumplir los requisitos documentales establecidos por la legislación tributaria.

El artículo 771-2 del Estatuto Tributario regula los documentos exigidos como soporte para la procedencia de costos y deducciones en los casos en los que existe obligación de facturar. La DIAN reiteró en su Concepto 010722 de 2025 que la operación debe encontrarse respaldada por la factura o documento soporte que corresponda y cumplir los demás requisitos legales aplicables.

Por esta razón, ante un rechazo no basta con responder que el servicio fue efectivamente prestado o que el bien fue adquirido. Es necesario estudiar qué documento era exigible para esa operación concreta y si realmente se incumplió una condición capaz de producir su desconocimiento fiscal.

La DIAN cuestiona la realidad de la operación

En otros casos el problema va más allá de los requisitos formales.

La Administración puede considerar que no está suficientemente demostrado que el servicio se prestó, que los bienes fueron entregados o que la operación ocurrió en las condiciones declaradas.

Aquí adquiere especial importancia la prueba empresarial.

Por ejemplo, dependiendo del negocio discutido, pueden resultar relevantes los contratos, órdenes de servicio o de compra, modificaciones contractuales, actas, comunicaciones entre las partes, informes, entregables, comprobantes de pago, documentos sobre la recepción de bienes y cualquier otro elemento que permita reconstruir lo ocurrido.

La sentencia de unificación del Consejo de Estado también señaló que corresponde al contribuyente poner en conocimiento de las autoridades las circunstancias de hecho y de mercado que permitan acreditar la causalidad, necesidad y proporcionalidad de la expensa discutida.

Por eso, una defensa tributaria sólida normalmente requiere algo más que reunir documentos: hay que explicar jurídicamente qué demuestra cada prueba y cómo se relaciona con la operación cuestionada.

Incumplimiento de requisitos especiales del costo o deducción

Algunas erogaciones están sometidas a condiciones particulares. Pueden existir discusiones relacionadas con los medios de pago, la documentación exigible, retenciones en la fuente u otros requisitos establecidos expresamente por la legislación.

El artículo 771-5 del Estatuto Tributario, por ejemplo, contiene reglas sobre los medios de pago para efectos del reconocimiento fiscal de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables.

Además, existe una actualización importante para 2026.

En el Concepto DIAN 12386 del 27 de julio de 2026, la entidad analizó la relación entre los artículos 177 y 632 del Estatuto Tributario y la obligación de conservar y suministrar prueba de la consignación de determinadas retenciones. La DIAN sostuvo que, cuando existía legalmente obligación de practicar la retención correspondiente, su incumplimiento puede afectar la procedencia del costo o deducción.

Por eso no conviene responder un rechazo sin determinar previamente cuál es exactamente el requisito que la DIAN considera incumplido.

¿Qué debe revisar antes de responder a la DIAN?

Antes de discutir si un gasto era necesario o si una operación comercial existió realmente, hay una pregunta anterior: ¿qué documento recibió y en qué etapa se encuentra el procedimiento?

No todas las comunicaciones de la DIAN tienen el mismo alcance ni conceden los mismos términos de respuesta.

Identifique la actuación y el plazo para responder

Un requerimiento de información, un emplazamiento, un requerimiento especial y una liquidación oficial no son equivalentes.

Si lo recibido es un requerimiento especial, por ejemplo, el artículo 707 del Estatuto Tributario establece un término de tres meses contados desde su notificación para formular objeciones, solicitar pruebas, aportar documentos y ejercer las demás actuaciones allí previstas.

Dejar transcurrir un término puede limitar considerablemente las posibilidades posteriores de defensa.

Si desea conocer con mayor detalle esta primera etapa, puede consultar nuestra guía sobre qué hacer si recibe un requerimiento de la DIAN, donde explicamos el procedimiento con mayor amplitud.

Determine exactamente qué está rechazando la DIAN

Cuando una actuación cuestiona numerosos costos o deducciones, responder de forma genérica suele ser poco útil.

Conviene identificar individualmente:

• La operación cuestionada.
• El periodo gravable.
• El valor rechazado.
• La contraparte involucrada.
• El requisito que la DIAN considera incumplido.
• Las pruebas que la Administración considera insuficientes.
• Las consecuencias tributarias que propone.

A partir de allí puede establecerse qué asuntos realmente son discutibles y cuáles requieren una estrategia jurídica diferente.

Revise los documentos de la operación comercial

En una controversia de esta naturaleza, los documentos empresariales pueden adquirir tanto valor como la propia discusión tributaria.

Imagine, por ejemplo, que la DIAN cuestiona servicios especializados contratados por una sociedad. El contrato puede explicar para qué se contrataron, pero posiblemente será necesario acudir además a las obligaciones allí previstas, comunicaciones, modificaciones, entregables y demás pruebas que demuestren que el negocio tuvo una finalidad empresarial real.

El objetivo no es acumular documentos, sino reconstruir de forma coherente la operación que dio origen al costo o deducción.

¿Cómo puede defender un costo o deducción rechazado por la DIAN?

No todos los rechazos deben controvertirse de la misma manera. La estrategia dependerá del fundamento utilizado por la Administración y de las pruebas disponibles.

Sin embargo, existen varios aspectos que suelen ser especialmente relevantes.

Demostrar la relación entre la operación y la actividad empresarial

Cuando se discuten los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario, una defensa adecuada debería explicar qué función cumplió el gasto dentro del negocio.

Puede tratarse, por ejemplo, de una operación destinada a mantener clientes, proteger activos, ampliar mercados, financiar una expansión, contratar servicios indispensables para una determinada operación o responder a circunstancias propias del sector en el que trabaja la empresa.

El Consejo de Estado ha señalado que la relación de causalidad supone un nexo fáctico con la actividad generadora de renta y que la necesidad debe examinarse desde una perspectiva comercial, no bajo la exigencia de que todo gasto haya sido inevitable.

Esta diferencia puede ser decisiva.

Aportar pruebas que demuestren cómo ocurrió el negocio

Una defensa efectiva debería permitirle a la autoridad entender la operación de principio a fin.

Según las circunstancias, los contratos pueden demostrar las obligaciones asumidas; las comunicaciones pueden acreditar cómo se ejecutaron; los entregables, informes o actas pueden demostrar el cumplimiento; y los pagos pueden ayudar a reconstruir la relación económica existente entre las partes.

No existe una lista universal de pruebas que funcione para todos los casos.

El expediente debe construirse alrededor de la operación específica que la DIAN está cuestionando.

Controvertir los argumentos jurídicos de la DIAN

También puede ocurrir que los hechos estén suficientemente demostrados, pero exista una diferencia sobre la interpretación de la legislación.

La discusión puede referirse al alcance de una norma, a la valoración realizada sobre una prueba, a la existencia de causalidad, a la proporcionalidad de una erogación o al cumplimiento de una condición específica.

En estos escenarios, la respuesta debe confrontar directamente el razonamiento utilizado por la Administración. Repetir los argumentos de la declaración inicial sin contestar las razones del rechazo difícilmente resuelve el problema.

Evaluar si conviene controvertir todo el rechazo o aceptar parcialmente

Una controversia tributaria no siempre tiene que plantearse en términos de “todo o nada”.

Puede suceder que algunos valores tengan una defensa probatoria sólida y otros presenten dificultades importantes. También puede existir una diferencia jurídica razonable respecto de determinadas operaciones y un incumplimiento claro frente a otras.

Analizar cada glosa por separado permite valorar las consecuencias de mantener la discusión, aceptar determinados hechos o utilizar los mecanismos de corrección previstos por la ley, según la etapa en la que se encuentre el procedimiento.

¿Cómo puede ayudar un abogado ante el rechazo de costos o deducciones?

Un conflicto tributario de una empresa muchas veces nace de negocios jurídicos: contratos de prestación de servicios, suministros, arrendamientos, distribuciones, licencias, operaciones de financiación, adquisiciones o relaciones con proveedores.

Por eso, comprender jurídicamente la operación puede ser fundamental para defender sus efectos tributarios.

Analizar los contratos y operaciones cuestionadas

Nuestros abogados para declaraciones tributarias en Bogotá pueden revisar cuál fue el negocio realmente celebrado, las obligaciones asumidas por las partes, cómo se ejecutó y qué relación existía entre esa operación y la actividad empresarial.

Este análisis resulta especialmente útil cuando la controversia no surge simplemente de un documento faltante, sino de la interpretación que la DIAN está haciendo sobre la finalidad o realidad de una operación.

Preparar la respuesta jurídica y probatoria frente a la DIAN

La defensa puede comprender el estudio de la actuación administrativa, identificación de las glosas, análisis de la normativa aplicable, revisión jurídica de los documentos empresariales y preparación de los argumentos con los que se controvertirá la posición de la entidad.

Las pruebas no deberían presentarse desconectadas unas de otras.

La labor jurídica consiste también en explicar qué demuestra cada documento, cuál es su relevancia y cómo responde específicamente a los cuestionamientos formulados por la Administración.

Analizar las sanciones que pretende imponer la Administración

El rechazo de un costo o deducción también puede venir acompañado de una sanción por inexactitud.

Los artículos 647 y 648 del Estatuto Tributario regulan esta materia. La tarifa general prevista en el artículo 648 corresponde al 100 % de la diferencia entre el saldo a pagar o saldo a favor determinado oficialmente y el declarado, sin perjuicio de los supuestos especiales y reducciones establecidos legalmente.

La sanción, sin embargo, debe analizarse separadamente.

De hecho, el propio artículo 647 contempla que no se configura inexactitud cuando la diferencia deriva de una interpretación razonable del derecho aplicable, siempre que los hechos y cifras declarados sean completos y verdaderos.

Esto hace que la discusión sobre la sanción pueda tener argumentos diferentes a los utilizados para defender el costo o deducción.

Interponer recursos y continuar la controversia tributaria

Si la DIAN mantiene su posición y expide el correspondiente acto administrativo, todavía puede existir una etapa de discusión.

Dependiendo del acto y las circunstancias del caso, puede proceder el recurso de reconsideración y posteriormente una controversia ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo.

Cuando el asunto ya se encuentra en esta etapa, resulta conveniente evaluar la estrategia junto con un abogado para litigio tributario, especialmente por los términos procesales y por la importancia que adquiere el expediente construido durante la actuación administrativa.

¿Qué ocurre si la DIAN mantiene el rechazo?

Si después de estudiar la respuesta y las pruebas la Administración mantiene el desconocimiento, la consecuencia dependerá del tipo de declaración y de los valores discutidos.

El rechazo puede producir un aumento del impuesto, reducir un saldo a favor o modificar otros elementos de la declaración. También pueden discutirse intereses y sanciones cuando legalmente resulten procedentes.

Lo importante es no confundir esta decisión con el final automático del caso.

Recurso de reconsideración y posible proceso judicial

Frente a determinados actos definitivos de la Administración puede proceder el recurso de reconsideración regulado por el Estatuto Tributario. Dependiendo de la forma en que se haya desarrollado la actuación y del cumplimiento de los presupuestos legales, posteriormente también puede estudiarse la posibilidad de acudir ante la jurisdicción contencioso-administrativa.

Llegados a este punto, la discusión ya no consiste simplemente en volver a entregar los mismos documentos.

Es necesario revisar la motivación de la decisión, identificar cuáles argumentos fueron rechazados, estudiar cómo fueron valoradas las pruebas y determinar cuáles cargos jurídicos pueden plantearse contra el acto administrativo.

Preguntas frecuentes sobre el rechazo de costos y deducciones por la DIAN

¿Tener una factura garantiza que la DIAN acepte el costo o deducción?

No. La factura puede ser uno de los soportes exigidos legalmente, pero no siempre es suficiente por sí sola para resolver toda la discusión.

Dependiendo de la naturaleza de la operación, también puede ser necesario demostrar su realidad, el cumplimiento de otros requisitos tributarios y, tratándose de las deducciones sujetas al artículo 107, su causalidad, necesidad y proporcionalidad. La DIAN ha reiterado la importancia de los requisitos documentales del artículo 771-2 para la procedencia fiscal.

¿La DIAN puede rechazar un costo pagado en efectivo?

La legislación colombiana establece limitaciones al reconocimiento fiscal de determinados pagos realizados en efectivo.

El artículo 771-5 del Estatuto Tributario contiene las reglas sobre medios de pago para efectos de la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables. Por eso, antes de concluir que un pago en efectivo será admitido o rechazado, debe revisarse el valor, la operación y la regla aplicable al periodo correspondiente.

¿Qué ocurre si no se practicó una retención en la fuente?

Debe analizarse si para ese pago o abono en cuenta existía realmente la obligación legal de practicarla.

La DIAN, mediante el Concepto 12386 del 27 de julio de 2026, sostuvo que cuando existe la obligación de practicar una retención, los artículos 177 y 632 del Estatuto Tributario exigen conservar y poner a disposición de la Administración la prueba correspondiente para efectos de la procedencia del costo o deducción, en los términos explicados por la entidad.

Por ello, este punto debe estudiarse específicamente dentro de la defensa.

¿Cuánto tiempo tengo para responder un requerimiento especial de la DIAN?

Si el documento recibido es efectivamente un requerimiento especial, el artículo 707 del Estatuto Tributario establece un término de tres meses desde su notificación para presentar por escrito las objeciones, aportar y solicitar pruebas y ejercer las demás actuaciones permitidas por la norma.

No debe confundirse este plazo con los términos aplicables a otras actuaciones de la DIAN. Por eso es importante revisar el documento recibido desde el primer momento.

¿Qué puede hacer un abogado si la DIAN ya expidió una liquidación oficial?

La expedición de una liquidación oficial no significa necesariamente que hayan terminado las posibilidades de defensa.

Un abogado puede revisar la legalidad y motivación del acto, estudiar cómo fueron resueltos los argumentos y las pruebas presentadas por la empresa, analizar las sanciones impuestas y determinar si procede un recurso administrativo o una posterior actuación ante la jurisdicción.

En esta fase, los términos adquieren especial importancia, por lo que resulta recomendable revisar la actuación sin esperar a que se acerque su vencimiento.

El rechazo de un costo o deducción debe analizarse desde la operación real de la empresa.

Cuando la DIAN desconoce una operación, el problema no siempre se resuelve mostrando nuevamente la factura. En muchos casos hay que explicar por qué se celebró determinado negocio, cómo se ejecutó, qué beneficio real o potencial tenía para la actividad empresarial y qué pruebas permiten demostrarlo.

Por esa razón, una defensa adecuada debe partir de las circunstancias particulares de la empresa y del argumento utilizado por la Administración. No es lo mismo discutir la falta de un requisito documental que controvertir la realidad de un negocio, la necesidad de una erogación o la interpretación jurídica utilizada por la DIAN.

¿La DIAN rechazó costos o deducciones de su empresa?

Si recibió un requerimiento, una liquidación oficial u otra actuación en la que la DIAN desconoce costos, deducciones u operaciones realizadas por su empresa, nuestros abogados pueden estudiar el fundamento del rechazo, revisar jurídicamente los contratos y documentos relacionados con el negocio y determinar las alternativas disponibles para ejercer su defensa.