¿Qué hacer ante el incumplimiento de un contrato comercial en Colombia?

Cuando una empresa no paga una factura, un proveedor entrega un producto distinto al acordado o un contratista abandona un proyecto, la relación comercial puede deteriorarse con rapidez. En esos momentos es normal pensar inmediatamente en demandar, terminar el contrato o suspender cualquier pago pendiente. Sin embargo, actuar sin revisar primero las condiciones pactadas puede debilitar una reclamación que inicialmente parecía favorable.

Ante el incumplimiento de un contrato comercial en Colombia, lo primero es establecer qué obligación dejó de cumplirse, cuándo debía ejecutarse y qué pruebas existen. También debe verificarse si usted cumplió con lo que le correspondía o al menos, estuvo en condiciones de hacerlo.

A partir de ese análisis será posible determinar si conviene exigir el cumplimiento, negociar una salida, terminar el contrato, cobrar una cláusula penal o reclamar una indemnización. No existe una única respuesta válida para todos los contratos.

¿Qué normas regulan el incumplimiento de un contrato comercial?

La principal referencia es el Código de Comercio. Su artículo 870 permite que, en los contratos bilaterales, la parte afectada por la mora solicite la resolución o terminación del contrato con indemnización de perjuicios, o que exija el cumplimiento de la obligación junto con los perjuicios ocasionados por el retraso. El mismo código establece que los contratos mercantiles deben celebrarse y ejecutarse de buena fe.

Estas disposiciones se complementan con el Código Civil. El artículo 1602 señala que un contrato legalmente celebrado obliga a quienes lo suscribieron. Además, las normas civiles regulan la mora, el cumplimiento recíproco de las partes y la indemnización por los daños derivados de un incumplimiento.

Dependiendo del caso, también pueden aplicarse el Código General del Proceso, el Estatuto de Conciliación, el Estatuto de Arbitraje, la Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y la Ley 2024 de 2020 sobre plazos justos de pago en determinadas operaciones mercantiles.

¿Cuándo existe incumplimiento de un contrato comercial?

No hay incumplimiento únicamente cuando una de las partes deja de hacer por completo lo prometido. También puede presentarse cuando la obligación se ejecuta tarde, de manera incompleta o en condiciones diferentes a las acordadas.

Por ejemplo, puede existir incumplimiento cuando un cliente no paga dentro del plazo establecido, cuando un proveedor entrega menos unidades de las solicitadas, cuando una obra no reúne las especificaciones técnicas pactadas o cuando un servicio se presta después de que ya dejó de ser útil para quien lo contrató.

Incumplimiento total, parcial, tardío o defectuoso

El incumplimiento es total cuando la obligación sencillamente no se ejecuta. En cambio, es parcial cuando solo se cumple una parte de lo acordado. Será tardío si la prestación se realiza después de la fecha pactada y defectuoso cuando se entrega un producto o servicio que no reúne las condiciones establecidas en el contrato.

La diferencia es importante porque no todas estas situaciones justifican automáticamente la terminación del negocio. Un retraso menor puede admitir una corrección, mientras que un incumplimiento grave puede hacer imposible continuar con la relación comercial.

También deben revisarse las cláusulas que definan qué conductas serán consideradas incumplimientos esenciales, qué plazo tendrá la parte responsable para corregirlos y cuáles serán sus consecuencias.

Verifique si usted cumplió sus propias obligaciones

Antes de presentar una reclamación, debe comprobarse si quien se considera afectado también cumplió lo que le correspondía. En los contratos bilaterales, ninguna de las partes está en mora mientras la otra no cumpla o se allane a cumplir su obligación en la forma y tiempo debidos. Esta regla se encuentra en el artículo 1609 del Código Civil.

Suponga que una empresa reclama la entrega de una mercancía, pero no pagó el anticipo previsto en el contrato. En ese escenario, el proveedor podría argumentar que la falta de entrega se produjo porque la otra parte tampoco cumplió.

Por esta razón, antes de enviar un requerimiento o presentar una demanda, conviene revisar la conducta de ambas partes y no únicamente los errores de la contraparte.

¿Qué debe hacer inmediatamente después del incumplimiento?

Las primeras decisiones pueden influir en una negociación o en un proceso posterior. Lo recomendable es evitar discusiones improvisadas, amenazas difíciles de cumplir o acuerdos verbales que después no puedan demostrarse.

Revise el contrato y sus modificaciones

La revisión no debe limitarse al documento inicialmente firmado. También deben examinarse otrosíes, anexos, órdenes de compra, propuestas aceptadas, actas de reunión y comunicaciones mediante las cuales las partes hayan modificado plazos, cantidades o formas de pago.

Preste especial atención a las obligaciones de cada parte, las fechas de ejecución, los mecanismos para presentar reclamaciones, las cláusulas penales, las causales de terminación y los procedimientos de solución de controversias.

También es necesario verificar si existe una cláusula compromisoria. En ese caso, la controversia podría tener que tramitarse ante un tribunal de arbitramento y no directamente ante un juez ordinario. El Estatuto de Arbitraje reconoce que el pacto arbitral puede adoptar la forma de compromiso o cláusula compromisoria.

Reúna y proteja las pruebas

Conserve el contrato, las facturas, los comprobantes de pago, las actas de entrega, los informes técnicos, las fotografías, los correos electrónicos y las conversaciones en las que se reconozca la obligación o se expliquen las razones del incumplimiento.

No elimine mensajes ni modifique documentos originales. Cuando sea posible, organice la información cronológicamente para que pueda entenderse qué se pactó, qué cumplió cada parte y en qué momento surgió el problema.

Las comunicaciones electrónicas pueden tener relevancia jurídica. La Ley 527 de 1999 regula el reconocimiento y uso de mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales, por lo que un contrato o una aceptación no pierden necesariamente validez por haberse realizado mediante medios electrónicos.

Envíe un requerimiento formal de cumplimiento

Aunque cada situación es diferente, es conveniente enviar una comunicación formal en la que se identifique el contrato, la obligación incumplida, la fecha en la que debía ejecutarse y la solución solicitada.

De esa forma, el requerimiento puede otorgar un plazo razonable para pagar, entregar el producto, corregir el servicio o presentar una propuesta concreta. También debe advertir, sin expresiones agresivas, cuáles podrían ser las consecuencias contractuales y legales si el incumplimiento continúa.

Este documento sirve para ordenar la reclamación, dejar constancia de que la contraparte fue informada y explorar una solución antes de iniciar un proceso.

No obstante, el requerimiento no es obligatorio en todos los casos para constituir al deudor en mora. Su necesidad depende de la naturaleza de la obligación, de la existencia de un plazo y de lo establecido en el contrato.

Determine cuánto dinero está realmente en discusión

No es suficiente afirmar que el incumplimiento produjo grandes pérdidas. Debe establecerse cuánto se adeuda, qué gastos adicionales tuvo que asumir la empresa y qué documentos permiten respaldar esas cifras.

Por ejemplo, si un proveedor no entregó una materia prima y fue necesario contratar urgentemente a otro a un precio mayor, la diferencia podría tener relevancia dentro del cálculo económico. Para reclamarla será necesario demostrar el contrato inicial, el incumplimiento y el nuevo gasto.

¿Qué puede reclamar la parte afectada?

Una vez revisado el contrato y las pruebas, debe definirse qué resultado se busca. Algunas empresas todavía necesitan que la contraparte cumpla. Otras prefieren terminar la relación y recuperar lo pagado. También existen casos en los que el principal objetivo es cobrar una deuda.

Exigir el cumplimiento del contrato

Esta alternativa puede ser adecuada cuando la prestación todavía resulta útil. Ocurre, por ejemplo, cuando el comprador continúa necesitando la mercancía, cuando una obra puede terminarse o cuando el servicio pendiente conserva valor para la empresa.

La reclamación puede incluir el cumplimiento de la obligación y los perjuicios derivados del retraso, siempre que estos puedan demostrarse y exista relación entre la demora y el daño reclamado. El artículo 870 del Código de Comercio contempla esta posibilidad para los contratos bilaterales.

Solicitar la terminación o resolución del contrato

Cuando el incumplimiento es suficientemente grave y la relación comercial perdió su finalidad, puede estudiarse la terminación o resolución del contrato.

Esta decisión no debería comunicarse de manera precipitada. Primero debe revisarse si el contrato permite una terminación directa, si exige un requerimiento previo, si concede un plazo para corregir el incumplimiento o si la declaración debe solicitarse ante un juez o tribunal arbitral.

Dar por terminado un contrato sin fundamento suficiente también puede generar una reclamación de la otra parte. Por eso es importante establecer si el incumplimiento fue real, relevante y demostrable.

Reclamar una indemnización de perjuicios

La indemnización puede comprender el daño emergente y el lucro cesante. El daño emergente corresponde, en términos generales, a la pérdida o gasto efectivamente soportado. El lucro cesante se relaciona con la ganancia que razonablemente dejó de obtenerse por causa del incumplimiento. El Código Civil regula estos componentes y los límites de la responsabilidad contractual.

No toda expectativa de ganancia puede cobrarse. La parte afectada debe probar la existencia del perjuicio, su valor y la relación directa con el incumplimiento.

Una afirmación general como “perdimos clientes” será difícil de sostener si no existen contratos cancelados, registros contables, órdenes dejadas de atender u otros elementos que permitan cuantificar la pérdida.

Cobrar la cláusula penal y los intereses

La cláusula penal establece anticipadamente una consecuencia económica frente al incumplimiento o al retraso. Para cobrarla debe verificarse qué conducta la activa, cuál es su cuantía y si fue pactada como sanción por mora o como estimación anticipada de perjuicios.

No siempre es posible sumar automáticamente la cláusula penal, la indemnización completa y cualquier otro cobro. La redacción del contrato y las circunstancias concretas deben revisarse antes de definir las pretensiones.

Cuando el conflicto se relaciona con una obligación de dinero, también puede estudiarse el cobro de intereses. Su liquidación debe respetar lo acordado, la naturaleza de la operación y los límites legales aplicables a los negocios mercantiles.

¿Es posible solucionar el incumplimiento sin presentar una demanda?

Sí. En muchos casos, una negociación bien documentada puede resultar más rápida y menos costosa que un proceso judicial. Sin embargo, negociar no significa renunciar a los derechos ni aceptar promesas indefinidas.

Negociación directa y acuerdo de pago

Las partes pueden acordar una nueva fecha de cumplimiento, pagos parciales, garantías adicionales, sustitución de prestaciones o una terminación negociada.

Todo acuerdo debe quedar por escrito y precisar las fechas, los valores, las consecuencias de un nuevo incumplimiento y las garantías ofrecidas. No es conveniente limitarse a expresiones como “pagaremos cuando tengamos liquidez” o “entregaremos lo antes posible”.

Un acuerdo de pago correctamente elaborado también puede facilitar un cobro posterior si contiene una obligación clara, expresa y exigible.

Conciliación extrajudicial

La conciliación permite que las partes busquen una solución ante un conciliador autorizado. Si se alcanza un acuerdo, este debe reflejar con claridad las obligaciones que cada parte asume.

Además, en los asuntos civiles conciliables, la conciliación extrajudicial debe intentarse antes de determinados procesos declarativos, con las excepciones previstas en la ley. El artículo 68 de la Ley 2220 de 2022 regula este requisito de procedibilidad.

La conciliación no debe verse únicamente como un trámite. Puede servir para obtener un acuerdo de pago, fijar garantías, establecer una entrega pendiente o terminar ordenadamente una relación comercial.

¿Qué proceso puede iniciarse por incumplimiento contractual?

La elección depende de los documentos disponibles y de lo que se pretenda conseguir. No todos los contratos permiten acudir directamente a un proceso ejecutivo.

Proceso ejecutivo para cobrar una obligación exigible

El proceso ejecutivo puede proceder cuando existe un documento del que surge una obligación clara, expresa y actualmente exigible. El artículo 422 del Código General del Proceso establece los requisitos generales del título ejecutivo.

Dependiendo del caso, el título puede estar integrado por un contrato, una factura, un pagaré, un acta de conciliación, un acuerdo de pago u otros documentos que permitan identificar con precisión quién debe, qué debe y desde cuándo es exigible.

Que un documento se denomine “contrato” no significa automáticamente que preste mérito ejecutivo. Si la obligación depende de interpretaciones, pruebas adicionales o discusiones sobre el cumplimiento de ambas partes, puede ser necesario acudir a otro tipo de proceso.

Proceso declarativo para demostrar el incumplimiento

El proceso declarativo suele ser necesario cuando se requiere que un juez determine si hubo incumplimiento, quién fue responsable, si el contrato debe terminarse o qué perjuicios deben reconocerse.

Esta vía también puede ser apropiada cuando la contraparte niega el contrato, afirma que cumplió correctamente o sostiene que fue la otra parte quien provocó el problema.

En estos procesos, la organización de las pruebas adquiere especial importancia. El juez no decide únicamente con base en quién parece tener la razón, sino a partir de los hechos y documentos acreditados dentro del expediente.

Arbitraje cuando existe pacto arbitral

Si las partes acordaron una cláusula compromisoria, el conflicto puede quedar sometido a árbitros. Antes de presentar una demanda debe revisarse quién administrará el arbitraje, qué controversias comprende la cláusula y cuál será el procedimiento aplicable.

Como actualización relevante para 2026, la Ley 2540 de 2025 incorporó en Colombia una modalidad de arbitraje para procesos ejecutivos. Su utilización depende de la existencia de un pacto arbitral aplicable y del cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley.

¿Cuánto tiempo tiene para reclamar un contrato incumplido?

Como regla general, el artículo 2536 del Código Civil establece un término de cinco años para la acción ejecutiva y de diez años para la acción ordinaria. Sin embargo, determinados contratos y obligaciones mercantiles pueden tener plazos especiales.

El conteo tampoco empieza necesariamente el día en que se firmó el contrato. Normalmente debe analizarse el momento en que la obligación se hizo exigible, así como la existencia de actuaciones que puedan afectar la prescripción.

Esperar hasta el último momento puede dificultar la recuperación del dinero. Con el paso del tiempo pueden perderse documentos, desaparecer activos o resultar más complejo localizar a la contraparte.

¿Por qué conviene consultar a un abogado comercial?

Un conflicto contractual no debería analizarse únicamente desde la pregunta de si la otra parte cumplió o no. También debe estudiarse la conducta del reclamante, la calidad de las pruebas, la solvencia del deudor y el costo real de cada alternativa.

Un abogado comercial puede revisar el contrato, establecer si existe mora, preparar el requerimiento, calcular las sumas reclamables y determinar si conviene negociar, conciliar, presentar una demanda o activar una cláusula arbitral.

La revisión temprana también ayuda a evitar errores frecuentes, como suspender obligaciones sin fundamento, aceptar modificaciones verbales, conceder plazos indefinidos o terminar unilateralmente el contrato sin cumplir el procedimiento pactado.

Preguntas frecuentes sobre el incumplimiento de contratos comerciales

¿Puedo terminar un contrato comercial sin acudir a un juez?

Depende del contrato y de la naturaleza del incumplimiento. Algunos documentos permiten la terminación unilateral cuando se presentan determinadas causales y se cumple el procedimiento pactado. En otros casos puede ser necesario solicitar la terminación ante un juez o tribunal arbitral.

Antes de comunicarla, debe revisarse si existe un plazo de subsanación, un requerimiento obligatorio o alguna formalidad especial.

¿Es obligatorio enviar un requerimiento antes de demandar?

No en todos los casos. La necesidad del requerimiento depende de la obligación, del plazo pactado y de las condiciones del contrato.

Aun cuando no sea estrictamente obligatorio, suele ser conveniente porque identifica el incumplimiento, deja constancia de la reclamación y permite conocer la posición de la contraparte.

¿Puedo cobrar la cláusula penal y también pedir perjuicios?

No debe asumirse que ambos conceptos pueden acumularse automáticamente. Será necesario revisar la finalidad de la cláusula penal, la forma en que fue redactada y si el contrato permite reclamar perjuicios adicionales.

También debe comprobarse que ocurrió exactamente la conducta prevista para activar la penalidad.

¿Un contrato celebrado por correo electrónico tiene validez?

Puede tenerla. La legislación colombiana reconoce efectos jurídicos a los mensajes de datos y regula su uso en el comercio electrónico. Lo importante será demostrar el contenido del acuerdo, la identidad de quienes participaron y la integridad de la información.

Correos, órdenes de compra, cotizaciones aceptadas y comunicaciones electrónicas pueden ser relevantes para probar la existencia y las condiciones de la relación comercial.

¿Qué ocurre si la empresa incumplida afirma que no tiene dinero?

La falta de liquidez no elimina por sí sola la obligación. Sin embargo, puede cambiar la estrategia de recuperación.

Debe revisarse si la empresa tiene activos, si continúa operando, si está negociando con otros acreedores o si se encuentra en un proceso de reorganización o liquidación. En algunos casos puede ser más conveniente negociar garantías; en otros, será necesario iniciar oportunamente las acciones de cobro correspondientes.

El incumplimiento de un contrato comercial no se resuelve únicamente enviando mensajes insistentes o suspendiendo cualquier obligación pendiente. Antes de actuar, conviene identificar qué se pactó, qué incumplió cada parte y cuáles son las pruebas disponibles. Una decisión apresurada puede convertir un reclamo sólido en un conflicto más difícil de manejar.

Revisar el contrato desde el comienzo permite escoger una ruta realista: exigir el cumplimiento, negociar un acuerdo, terminar la relación comercial o reclamar judicialmente. Cuanto antes se organice la información y se valore la capacidad de pago de la contraparte, mayores serán las posibilidades de proteger los intereses de la empresa.

¿Incumplieron su contrato comercial y necesita saber cómo reclamar?

Un pago atrasado, una entrega incompleta o un servicio abandonado puede seguir causando pérdidas mientras no se adopte una decisión jurídica clara.

Nuestros abogados comerciales en Bogotá pueden revisar el contrato, las comunicaciones y las pruebas disponibles para determinar si procede exigir el cumplimiento, terminar el negocio, cobrar una cláusula penal o reclamar los perjuicios ocasionados.