¿Qué son las políticas de una empresa?

Las políticas de una empresa son el conjunto de reglas, directrices y principios que rigen el comportamiento, las operaciones y la toma de decisiones dentro de una organización. En este sentido, no se trata de simples sugerencias; una vez comunicadas formalmente a los empleados, muchas de estas disposiciones se integran al contrato de trabajo y se vuelven legalmente vinculantes en Colombia.

El respaldo jurídico principal lo encuentras en el poder de subordinación que la ley reconoce al empleador. Según el Artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), este poder faculta al empleador para impartir órdenes y establecer reglamentos. La materialización más evidente de esta facultad es el Reglamento Interno de Trabajo (RIT), regulado en los Artículos 104 y siguientes del CST, que actúa como el compendio formal de numerosas políticas internas.

De esa forma, el propósito de estas herramientas es doble: por un lado, protegen a la empresa al mitigar riesgos legales, operativos y reputacionales; por otro, protegen a los empleados al ofrecerles claridad, establecer reglas justas y predecibles, y brindar seguridad jurídica. Además, contar con la asesoría legal para políticas de empresas de abogados especializados garantiza que las mismas se ajusten a la normativa vigente y eviten posibles contingencias legales.

¿Cuáles son las políticas de una empresa?

Las políticas varían según el tamaño, el sector y los riesgos propios de cada organización. No existe un modelo único. Sin embargo, en Colombia pueden clasificarse en dos grandes grupos: las políticas obligatorias por mandato legal y las políticas operativas o estratégicas, que aunque no son exigidas expresamente por la ley, resultan esenciales para la gestión moderna de los negocios.

Tipos de políticas empresariales en Colombia

1. Políticas Obligatorias por Mandato Legal

Estas no son opcionales. Su incumplimiento puede acarrear sanciones para la empresa.

• Reglamento Interno de Trabajo (RIT): No es una política aislada, sino el documento que consolida las normas básicas de convivencia y disciplina. Es obligatorio para empresas con más de cinco empleados y debe contener aspectos como horarios, salarios, derechos y deberes, y el procedimiento disciplinario. Más información sobre manual de funciones, aquí.
• Política de Tratamiento de Datos Personales (Habeas Data): Es obligatoria para toda entidad que maneje datos personales de clientes, empleados o proveedores. Su base legal es la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST): Todo empleador debe implementarla, independientemente de su número de trabajadores o actividad económica, conforme lo establece el Decreto 1072 de 2015.
• Política de Prevención de Acoso Laboral: Debe ser implementada a través del Comité de Convivencia Laboral (COCOLA), tal como lo exige la Ley 1010 de 2006. Más información aquí: https://abogadosbogota.site/acoso-laboral/ .
• Política de Desconexión Laboral: Es una de las incorporaciones más recientes. La Ley 2191 de 2022 obliga a los empleadores a definir los periodos de tiempo en los que los trabajadores no están obligados a responder comunicaciones laborales. En caso de incumplimiento, consulta aquí. 

2. Políticas Operativas y Estratégicas (Recomendadas)

Estas políticas, aunque no siempre son mandatorias por una ley específica, son cruciales para una gestión eficiente y preventiva.

• Políticas de Teletrabajo o Trabajo Híbrido: Definen aspectos como auxilios de conectividad, uso de equipos corporativos y mecanismos de supervisión.
• Políticas de Código de Ética y Conducta (Compliance/SAGRILAFT): Son esenciales para prevenir delitos como la corrupción y el lavado de activos, especialmente a la luz de directrices como la Circular Externa 100-000011 de 2021 de la Supersociedades.
• Políticas de Gastos y Viáticos: Establecen reglas claras sobre lo que es reembolsable, los montos máximos y los procedimientos de reporte.
• Políticas de Uso de Herramientas (IT y Ciberseguridad): Delimitan el uso aceptable de los recursos tecnológicos de la empresa, protegiendo la información y la infraestructura digital.

¿Qué alcance tienen las políticas de la compañía?

El alcance de las políticas empresariales es tanto interno como externo, y su fuerza vinculante depende de su naturaleza y comunicación.

• Alcance interno (vinculante):

Dentro de la organización, las políticas contenidas en el RIT o formalmente comunicadas a los trabajadores son de obligatorio cumplimiento, sin importar el cargo o la antigüedad. El artículo 108 del CST faculta al empleador a imponer sanciones disciplinarias por su incumplimiento, siempre respetando el debido proceso (artículo 111 CST).

• Alcance externo:

Algunas políticas generan efectos frente a terceros. Por ejemplo, la política de tratamiento de datos personales compromete a la empresa ante clientes y autoridades de protección de datos; y las políticas de cumplimiento (SAGRILAFT) ante la Superintendencia de Sociedades.

• Límites al alcance:

Legalidad: ninguna política puede contrariar la Constitución ni los derechos mínimos laborales. Una norma interna que niegue el pago de horas extras o vacaciones, por ejemplo, es nula.

Principio de favorabilidad: si una política otorga beneficios superiores a los legales, debe aplicarse en favor del trabajador.

Prohibición de modificar unilateralmente el contrato: las políticas no pueden alterar elementos esenciales del contrato (como salario o jornada) sin acuerdo mutuo.

¿Cuántas políticas debe tener una empresa?

No existe un número fijo de políticas empresariales. La cantidad dependerá del tamaño, la estructura y el nivel de riesgo de cada compañía. Sin embargo, toda empresa debe contar, como mínimo, con todas las políticas obligatorias por ley y aquellas necesarias para su operación segura y eficiente.

¿Cuántas son las políticas de gestión y desempeño?

Las políticas de gestión y desempeño forman parte del ámbito de Recursos Humanos y no se limitan a un número determinado. Más bien, constituyen un conjunto de lineamientos que definen cómo se evalúa, promueve y recompensa el trabajo de los colaboradores.

Algunos ejemplos comunes incluyen:

• Política de evaluaciones de desempeño, que determina los criterios y frecuencia de las evaluaciones.
• Política de ascensos y promociones, basada en mérito y cumplimiento de objetivos.
• Política de comisiones y bonificaciones, aplicable a áreas comerciales.

Desde el punto de vista legal, estas políticas deben ser claras, objetivas y no discriminatorias, en cumplimiento del principio de igualdad y del mandato de “a trabajo igual, salario igual”. Su transparencia evita reclamaciones por trato inequitativo o discriminación laboral.

¿Cuáles son las políticas de una empresa: ejemplos?

Para entender mejor su aplicación práctica, veamos algunos ejemplos concretos de políticas empresariales:

• Ejemplo 1: Política de Datos Personales (extracto)

“Conforme a la Ley 1581 de 2012, [Nombre de la Empresa] solo recolectará datos personales con autorización previa, expresa e informada. Los datos serán usados exclusivamente para fines de facturación, contacto y gestión contractual. El titular podrá revocar su autorización en cualquier momento mediante el correo [correo@empresa.com].”

• Ejemplo 2: Política de Desconexión Laboral (extracto del RIT)

“Se garantiza el derecho a la desconexión laboral conforme a la Ley 2191 de 2022. Fuera del horario laboral establecido (lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.), los trabajadores no están obligados a responder llamadas, mensajes o correos. Las comunicaciones enviadas durante este lapso no generan obligación de respuesta.”

• Ejemplo 3: Política de Gastos y Viáticos (operativa)

“Todo gasto de transporte superior a $50.000 COP deberá ser preaprobado por el jefe inmediato. Solo se reembolsarán aquellos gastos respaldados con factura electrónica válida.”

Estos ejemplos ilustran cómo las políticas combinan lenguaje claro, fundamento legal y aplicación práctica, facilitando la gestión interna y reduciendo conflictos.

Las políticas empresariales no son un simple requisito administrativo: son la columna vertebral legal y operativa de toda organización en Colombia. Su correcta elaboración, comunicación y cumplimiento no solo fortalecen la estructura corporativa, sino que también previenen sanciones, conflictos y pérdidas económicas.

Si su empresa en Bogotá o cualquier parte de Colombia necesita asesoría para la creación, revisión o actualización de su Reglamento Interno de Trabajo, políticas de tratamiento de datos personales, implementación del SGSST o cualquier otro documento corporativo estratégico, nuestros abogados expertos en asesorías empresariales están listos para brindarle la asesoría legal integral que garantice su pleno cumplimiento normativo y blinde legalmente su operación.